Uitleg

Wat is een virtuele medewerker?

Een virtuele medewerker is software die een vaste taak in je bedrijf overneemt en die je aanstuurt met een appje, zoals je een collega zou vragen om iets te regelen. Je leert geen nieuw programma bedienen. Je zegt wat er moet gebeuren, en het gebeurt.

Plan een kennismaking Zo werkt de app

Het verschil met gewone software

Bij software koop je een licentie en daarna is het jouw werk. Je richt het in, je leert de knoppen, je zorgt dat je ploeg het invult. Blijft dat laatste uit, dan heb je een abonnement en geen oplossing. Dat is de reden dat veel mkb-bedrijven een pakket hebben waar ze maar een deel van gebruiken.

Bij een virtuele medewerker gaat het werk weg in plaats van dat er werk bij komt. Je appt "maak een offerte voor meneer Jansen, 24 meter plint en plaatsing" en er staat een concept klaar uit je eigen prijslijst. Je kijkt het na en verstuurt het. Knoppen zijn er wel, in je portaal, maar alleen voor het nakijken en versturen.

Naast elkaar

Software, iemand inhuren of een virtuele medewerker

	Software	Iemand inhuren	Virtuele medewerker
Hoe je het aanstuurt	Jij bedient het programma	Je legt het uit en stuurt bij	Je appt wat er moet gebeuren
Inwerken	Jij leert de knoppen	Weken, en opnieuw bij vertrek	Wij richten het in op jouw manier van werken
Buiten werktijd	Alleen als jij het invult	Nee	Ja, ook in de avond en het weekend
Wat je betaalt	Licentie per gebruiker	Loon, vakantiegeld, werkgeverslasten	Vanaf 49,50 euro per maand per automatisering
Als je stopt	Contract vaak per jaar	Opzegtermijn	Geen contract, je stopt wanneer je wilt

Een virtuele medewerker vervangt geen vakman. Hij neemt het terugkerende kantoorwerk over dat tussen je opdrachten door blijft liggen.

Wie het zijn

Anna, en de collega's die je erbij kiest

Anna zit er altijd bij. Zij is je aanspreekpunt en zet werk door naar de juiste collega. Welke collega's je aanzet, bepaal jij. Ze delen dezelfde gegevens, dus ze weten van elkaar wat er speelt.

Anna, de virtuele persoonlijke assistent

Altijd inbegrepen

Anna, je persoonlijke assistent

Je krijgt een eigen WhatsApp-nummer met Anna erachter. Zij kent je bedrijf, je tarieven, je klanten en je manier van werken. Je appt wat er moet gebeuren, zij regelt het of zet het bij de juiste collega. Elke ochtend om 8 uur weet je wat er die dag speelt.

Britt

Klantenservice

Neemt op als jij niet kunt opnemen, op je eigen nummer. Vraagt meteen het adres, het werk en wanneer het moet, zodat je met een compleet verhaal terugbelt.

Joris

Verkoop

Maakt offertes uit je eigen prijslijst, legt extra werk vast op de opdracht en bewaakt welke offertes blijven liggen.

Fenna

Uitvoering

Houdt planning, toezeggingen en voorraad bij. Verzet een afspraak als het uitloopt en kijkt zelf of iemand vrij is.

Hugo

Geldzaken

Van getekende offerte naar factuur, en herinneringen die vanzelf lopen tot er betaald is. Koppelt met Moneybird en WeFact.

Ruben

Online marketing

Zorgt dat je gevonden wordt op het werk dat je doet en de plaats waar je werkt, in Google en in AI-zoekmachines.

Saar

Personeelszaken

Houdt verlof, ziekmeldingen en contracten bij. Geeft een seintje voordat een contract afloopt of een proeftijd om is.

Waar het op draait: je eigen gegevens

Een virtuele medewerker is geen chatbot die algemene antwoorden geeft. Hij werkt met wat er in jouw bedrijf staat: je klanten, je prijzen, je planning, je openstaande facturen. Vraag je wat een klant nog moet betalen, dan komt dat antwoord uit je eigen administratie. Staat er niets, dan zegt hij dat hij het niet weet in plaats van iets te verzinnen.

Wat naar je klant gaat, gaat pas na jouw akkoord. Een offerte of factuur zet hij klaar, jij kijkt hem na en drukt op versturen. Zo staat er nooit iets bij een klant dat jij niet gezien hebt.

Vragen

Wat mensen hierover vragen

Wat is een virtuele medewerker precies?

Software die een vaste taak in je bedrijf overneemt en die je aanstuurt met een appje. Je vertelt via WhatsApp wat er moet gebeuren, en het gebeurt. Nakijken en versturen doe je in je eigen portaal.

Is een virtuele medewerker hetzelfde als een chatbot?

Nee. Een chatbot geeft standaardantwoorden aan je klanten. Een virtuele medewerker is er voor jou en je ploeg, werkt met je eigen gegevens en voert taken uit, zoals een offerte maken of iemand inplannen.

Is een virtuele medewerker hetzelfde als een virtuele assistent?

Een virtuele assistent is meestal een mens op afstand die je per uur betaalt. Een virtuele medewerker is software die het werk doet, zonder loonstrook en zonder contract. Het resultaat lijkt op elkaar, de kosten en de beschikbaarheid niet.

Wat kost een virtuele medewerker?

De eerste automatisering begint bij 49,50 euro per maand. Wat je in totaal betaalt hangt af van hoeveel je automatiseert. Er zijn geen contracten en geen opzegtermijn.

Werkt het met mijn boekhoudpakket?

Met Moneybird en WeFact koppelen we rechtstreeks: facturen opvragen, aanmaken, versturen en herinneren gaat vanuit WhatsApp. Exact Online, SnelStart en e-Boekhouden staan op de rol. Werk je met iets anders, dan kijken we bij de kennismaking wat er kan.

Voor welke bedrijven is dit bedoeld?

Voor mkb-bedrijven waar het kantoorwerk erbij komt naast het echte werk. De eerste uitwerking is voor de bouw, met eigen woorden voor werkbonnen, extra werk en opdrachten. Groothandel, retail, horeca en transport volgen.

Hoeveel tijd levert het op?

Gemiddeld 8 tot 12 uur per week, afhankelijk van hoeveel je automatiseert en hoeveel klantcontact en administratie je nu hebt. Bij de kennismaking rekenen we het voor jouw bedrijf concreet voor.

Moet ik verstand van techniek hebben?

Nee. Als je kunt appen, kun je ermee werken. Het inrichten doen wij, afgestemd op hoe jij nu werkt.

Benieuwd welke medewerker jou het meeste oplevert?

Plan een kennismaking. We kijken naar je week en rekenen je tijdwinst concreet voor.

Plan een kennismaking