Meerwerk vastleggen zonder ruzie over de eindafrekening

Waarom meerwerk zo vaak blijft liggen

Bijna elk bouwbedrijf verliest geld op meerwerk, en bijna nooit omdat het werk niet is gedaan. Het werk is wel gedaan. Het staat alleen nergens.

Dat komt door het moment. Meerwerk wordt afgesproken op de bouw, tussen twee handelingen door, met vieze handen en een klant die er toevallig staat. Je zegt dat het kan, je doet het, en je loopt door. Het opschrijven komt later. Later is dan de vrijdagavond, of het einde van de maand, of het moment dat je de eindafrekening maakt en denkt: er was toch nog iets.

Tegen die tijd weet je nog dat er iets extra's is gebeurd. Je weet niet meer welke dag, hoeveel uur het kostte, welk materiaal erin ging en of de klant er echt ja op heeft gezegd. Je schat het dan maar. Meestal schat je te laag, want je wilt geen gedoe.

Het moment waarop het misgaat

Het misgaan zit niet in de administratie. Het zit in de afstand tussen het moment van afspreken en het moment van opschrijven. Hoe groter die afstand, hoe minder er overblijft.

Een paar dingen die in die tussentijd verdwijnen:

• De reden. Waarom moest het anders? Was het een wens van de klant of kwam er iets onverwachts uit de muur? Dat verschil bepaalt wie het betaalt.
• De omvang. Twee uur voelt achteraf als een uur, en drie meter leiding wordt anderhalf.
• Het akkoord. De klant heeft ja geknikt, maar knikken staat nergens.
• Het bewijs. De muur is dicht, de vloer ligt erop, en niemand kan meer zien wat eronder zat.

Van die vier is de laatste het pijnlijkst. Zodra het werk is afgewerkt, kun je niet meer laten zien wat je hebt gedaan. Een foto van vijf seconden had dat probleem opgelost.

Wat er minimaal op een meerwerkbon hoort

Een meerwerkbon hoeft geen document van twee pagina's te zijn. Hij moet vier vragen beantwoorden, en dat is het.

• Wat is er gedaan, in gewone woorden. Niet "aanpassing installatie" maar "extra stopcontact in de meterkast, inclusief leiding vanaf de groepenkast".
• Waarom. Op verzoek van de klant, of omdat er iets aan het licht kwam dat niet in de offerte stond.
• Wat het kost. Uren en materiaal apart, of een vast bedrag. Een bedrag zonder onderbouwing roept altijd een vraag op.
• Wie akkoord gaf, en wanneer. Een naam en een datum is genoeg.

Zet daar een foto bij en je hebt iets waar geen discussie over ontstaat. Niet omdat de klant niet mag tegensputteren, maar omdat er niets is om over te sputteren.

Akkoord halen op de bouw, niet achteraf

Het lastigste deel is niet het opschrijven maar het akkoord. Op de bouw vraag je niet graag om een handtekening, want dat maakt van een klein verzoek een formeel moment. De klant vraagt of dat stopcontact ook nog even kan, en jij komt aanzetten met een formulier.

Toch is dat precies het moment waarop het moet. Niet met een formulier, maar met een bericht. Stuur de klant dezelfde dag nog een appje met de foto, een regel tekst en het bedrag, en vraag of het zo klopt. Een "ja prima" in een gesprek is een akkoord, met datum en al.

Dat werkt om twee redenen. De klant weet op dat moment nog waar het over gaat, dus hij zegt sneller ja. En jij hoeft niets uit te leggen wat drie weken oud is.

Bijhouden zonder er een administratie van te maken

De meeste bouwbedrijven die dit oplossen, lossen het niet op met een strenger systeem. Ze lossen het op door de drempel weg te halen.

Concreet betekent dat: het vastleggen mag niet meer dan een halve minuut kosten, en het mag niet op kantoor hoeven. Een foto maken en er twee zinnen bij typen, vanaf de bouw, met de telefoon die je toch al in je hand hebt. Alles wat daarna moet gebeuren, het omzetten naar een bon, het versturen, het onthouden dat er nog geen antwoord is, hoort niet bij jou thuis te horen.

Dat is ook precies waar wij naar kijken bij MKB Bouwversnellers: niet het werk anders doen, maar het opschrijven weghalen bij de persoon die op dat moment aan het werk is. Hoe we dat aanpakken staat op onze werkwijzepagina.

Begin desnoods zonder ons. Maak vanaf morgen bij elke afwijking een foto en stuur hem dezelfde dag naar de klant met een regel tekst. Alleen dat al haalt het grootste deel van het verlies eruit.