Kort antwoord
Offertes blijven liggen omdat ze in de avond gemaakt moeten worden, na een volle werkdag. Wie binnen een dag reageert, wint vaker de klus dan wie na een week een mooiere offerte stuurt. Snelheid weegt bij een offerte zwaarder dan opmaak.
De offerte concurreert met je avond
Vraag een ondernemer waarom een offerte blijft liggen en je krijgt zelden het antwoord dat hij hem vergeten is. Het antwoord is bijna altijd hetzelfde: er was geen moment voor.
Dat klopt ook. Overdag ben je op locatie, aan de telefoon of bezig met het werk waar je voor betaald wordt. Een offerte maken vraagt een uur rust, een computer en een hoofd dat nog kan rekenen. Die drie komen pas na achten samen, en dan is er ook nog een gezin, een administratie en een dag die al lang genoeg was.
De offerte concurreert dus niet met andere offertes. Hij concurreert met je avond.
Wie het eerst reageert, wint vaker
Voor een klant die drie bedrijven benadert, is de eerste reactie een signaal. Niet over de prijs, maar over hoe het straks gaat lopen. Wie binnen een dag iets stuurt, wekt de indruk dat hij ook binnen een dag terugbelt als er iets is. Wie na acht dagen stilte een keurig document stuurt, heeft dat gevoel al verspeeld.
Dat betekent niet dat je binnen een uur een volledige begroting moet leveren. Het betekent dat de klant binnen een dag iets van je moet horen. Ook als dat is: ik heb je aanvraag gezien, ik kom er donderdag op terug, en dit is alvast de richting.
Die tussenstap kost twee minuten en houdt de aanvraag warm. In de praktijk is dat het verschil tussen een offerte die nog gelezen wordt en een offerte die aankomt nadat de klant al iemand anders heeft gebeld.
Wat een offerte echt moet bevatten
Veel tijd gaat zitten in dingen die de klant niet leest. Een uitgebreide bedrijfsintroductie, drie alinea's over kwaliteit, een opsomming van certificaten. De klant scrolt daar langs op zoek naar drie dingen:
- Wat ga je precies doen, en wat niet.
- Wat kost het, en wat kan het duurder maken.
- Wanneer kun je beginnen.
Zet die drie bovenaan en de rest eronder. Dat scheelt jou schrijfwerk en de klant zoekwerk. Een offerte van een halve pagina die deze drie vragen beantwoordt, wint het van een offerte van vier pagina's die ze verstopt.
Wees bij het tweede punt eerlijk over wat het duurder maakt. Dat voelt tegennatuurlijk, maar het voorkomt de discussie die anders bij de eindafrekening komt. Daar schreven we apart over in meerwerk vastleggen.
Standaardregels schelen de meeste tijd
De meeste bedrijven maken elke offerte opnieuw, terwijl tachtig procent van het werk hetzelfde is. Dezelfde soort klussen, dezelfde materialen, dezelfde uurtarieven, dezelfde voorwaarden.
Als je die tachtig procent een keer goed vastlegt als vaste regels met een vaste prijs, wordt een offerte maken het kiezen van regels in plaats van het bedenken van tekst. Dat verandert een uur in tien minuten, en tien minuten passen wel in een werkdag.
Het kost je een keer een avond om die lijst te maken. Daarna is het onderhoud: als een materiaalprijs verandert, pas je hem op een plek aan in plaats van in elke nieuwe offerte.
Nabellen is het deel dat iedereen overslaat
Een verstuurde offerte is geen afgeronde offerte. Een deel van de klanten reageert niet, niet omdat ze afhaken maar omdat het bericht onderop de stapel is beland.
Eén belletje of appje na drie of vier dagen haalt daar een flink deel uit. Niet met de vraag of ze al een beslissing hebben genomen, maar met de vraag of de offerte duidelijk was en of er nog iets ontbreekt. Dat is een makkelijker gesprek en het levert vaker een antwoord op.
Het probleem is dat niemand bijhoudt welke offerte wanneer is verstuurd. Zonder lijstje bel je alleen de klanten na die je toevallig weer te binnen schieten. Met een lijstje bel je ze allemaal. Wat wij daarvoor inrichten staat op de werkwijzepagina.
Veelgestelde vragen
Hoe snel moet ik op een offerteaanvraag reageren?
Binnen een werkdag iets van je laten horen is belangrijker dan binnen een werkdag de volledige offerte sturen. Een kort bericht dat je de aanvraag hebt gezien en wanneer de offerte komt, houdt de aanvraag open.
Moet een offerte uitgebreid zijn om serieus over te komen?
Nee. Duidelijkheid weegt zwaarder dan omvang. Wat je doet, wat het kost en wanneer je kunt beginnen, in die volgorde en zonder omhaal, leest prettiger dan vier pagina's tekst.
Wanneer bel ik een offerte na?
Na drie tot vier werkdagen. Vraag niet naar de beslissing maar of de offerte duidelijk was. Dat is een makkelijker gesprek voor allebei en geeft je bruikbare informatie.