Kort antwoord
Een boekhouder maakt je cijfers kloppend, maar hij kan niet zien welke uren bij welke klus hoorden. Dat moet tijdens het werk worden vastgelegd. Gebeurt dat niet, dan weet je aan het eind van het jaar wel wat je hebt verdiend en niet waaraan.
Wat een boekhouder wel en niet kan
Hij zorgt dat je aangifte klopt, dat je btw op tijd staat en dat je weet wat er onder de streep overblijft. Daar is hij goed in en dat is zijn vak.
Wat hij niet kan: uit een stapel bonnen en een bankafschrift afleiden dat de badkamer in Nijkerk je zestien uur meer heeft gekost dan je had begroot. Die informatie bestaat nergens. Hij kan hem niet vinden omdat hij niet is opgeschreven.
Een boekhouder werkt met geld dat is gestroomd. Uren zijn geen geldstroom. Ze worden pas zichtbaar als iemand ze koppelt aan een klus, en dat moet gebeuren op de dag zelf.
Waarom dat pas in januari opvalt
Je jaar sluit, de cijfers komen terug en het is minder dan je dacht. Dan begint het zoeken. Meestal komt daar geen antwoord uit, want de klussen liggen een half jaar achter je en niemand weet nog wie er welke dagen heeft gestaan.
Het gevolg is dat je dezelfde soort klus volgend jaar weer voor dezelfde prijs aanneemt. En dat is de echte schade: niet het jaar dat achter je ligt, maar het jaar dat je nu begint.
Bedrijven die het wel bijhouden merken het na drie klussen. Die zien dat renovaties in oude panden structureel uitlopen en passen hun opslag aan. Dat is geen boekhouden, dat is calculeren.
Wat er minimaal vastgelegd moet worden
Je hebt geen urenregistratiesysteem met tien velden nodig. Drie dingen zijn genoeg om achteraf iets te kunnen zeggen.
- Wie
- Hoeveel uur
- Op welke klus
Dat is het. Zolang die drie per dag ergens landen, kun je aan het eind van een klus zien wat hij heeft gekost. Alles daarboven, zoals uursoorten, kostenplaatsen en fasen, is verfijning en kan later.
Veel bedrijven beginnen juist bij die verfijning, lopen vast op de invoer, en houden aan het eind niets over. Liever drie velden die iedereen invult dan tien die niemand invult.
Het verschil tussen achteraf en tijdens
Achteraf invullen is gokken met een net gezicht. Vraag iemand op vrijdag hoeveel uur hij maandag op welk adres stond en je krijgt een rond getal. Acht uur. Altijd acht uur.
Die ronde getallen tellen op tot een nacalculatie waar je niets aan hebt, want ze kloppen precies met wat je had begroot. Juist de uitschieters, de dag dat er drie man extra stonden en de ochtend die verloren ging aan wachten op een levering, verdwijnen erin.
Tijdens vastleggen hoeft niet veel te zijn. Een appje aan het eind van de dag met drie woorden en een getal doet het werk, mits iemand dat daarna op de goede plek zet.
Waar het meestal stukloopt
Niet bij het opschrijven, maar bij het overzetten. De uren komen binnen in de app, in een schrift en op een briefje, en dan moet iemand ze op zaterdag verzamelen. Die iemand ben jij, en op een drukke zaterdag gebeurt het niet.
Twee weken later staat er een stapel van veertien dagen, en dan is het geen kwartiertje meer maar een ochtend. Zo raakt het achterop en zo blijft het achterop.
Dat overzetten is precies het soort werk dat je niet zelf hoeft te doen. Uren, werkbonnen en planning bijgehouden laat zien hoe we dat oppakken.
Veelgestelde vragen
Onze boekhouder doet de urenadministratie ook.
Dan verwerkt hij wat jullie aanleveren. Hij kan alleen niet zien of de uren die hij krijgt bij de juiste klus staan, en dat is precies het stuk waar het misgaat.
Is een simpele urenapp niet genoeg?
Vaak wel, als iemand hem invult. De vraag is niet of de app goed is maar of hij in week zeven nog wordt gebruikt.
Vanaf welke bedrijfsgrootte gaat dit spelen?
Vanaf twee man. Zodra je niet meer zelf op elke klus staat weet je niet meer uit je hoofd waar de uren heen zijn gegaan.
Hoe ver terug heeft het zin om dit alsnog te doen?
Niet ver. Wat langer dan een maand geleden is, reconstrueer je niet meer betrouwbaar. Begin bij de klussen die nu lopen.