Excel in de bouw: waarom je nog niet aan een nieuw systeem hoeft

Waarom die sheet er nog staat

Bijna elk bouwbedrijf heeft ze: een planning in Excel, een urenlijst in Excel, een calculatiesheet die iemand jaren geleden heeft gemaakt en die sindsdien elk project meegaat. En bijna elke ondernemer krijgt weleens te horen dat dat eigenlijk niet meer kan.

Maar er is een goede reden dat die sheets er nog staan. Ze werken. Iedereen op kantoor kan ermee omgaan, je hebt er niemand voor nodig, hij doet precies wat jij wil en niet wat een leverancier bedacht heeft. En hij is al betaald.

De echte reden dat je niet overstapt is simpeler: overstappen kost weken die je niet hebt. Je moet uitzoeken welk pakket het moet worden, je moet je gegevens erin krijgen, je moet iedereen aanleren hoe het werkt, en in de tussentijd loopt het werk gewoon door. Dus stel je het uit. Elk kwartaal opnieuw.

Dat is geen luiheid. Dat is een verstandige afweging met de informatie die je hebt.

Excel is niet het probleem, het overtypen eromheen wel

Volg een keer een gewone klus van begin tot eind en tel hoe vaak dezelfde informatie opnieuw wordt ingetypt.

• De klant appt een vraag. Iemand leest hem en zet hem in een lijstje of onthoudt hem.
• De uitvoerder appt vanaf de bouw dat er iets extra's is gedaan, meestal met een foto.
• Iemand op kantoor typt dat over in de projectsheet.
• Uit die sheet komt de offerte of de meerwerkbon, opnieuw met de hand.
• En aan het eind van de maand komt uit datzelfde overzicht de factuur, weer overgetypt.

De sheet zelf kost je in die hele keten bijna niets. Het openen en invullen is een paar minuten werk. Het zijn de overstapjes ertussen die de tijd opeten, en die overstapjes gebeuren allemaal door een mens die op dat moment iets anders aan het doen was.

Belangrijker nog: bij elk overstapje kan er iets wegvallen. Het appje dat niemand heeft overgetypt. Het meerwerk dat niemand op de bon heeft gezet. Daar zit je verlies, niet in de kolombreedte van je sheet.

Wat een nieuw systeem echt kost

De maandprijs van bouwsoftware is het kleinste deel van de rekening. Wat het echt kost staat nergens in de brochure:

• Uitzoeken en vergelijken. Demo's, proefaccounts, referenties bellen. Reken op weken, verspreid over avonden.
• Je gegevens erin krijgen. Klanten, projecten, artikelen, prijzen. Iemand moet dat doen en die iemand heeft al een baan.
• Aanleren. Niet alleen kantoor, ook de mensen op de bouw. En die hebben er meestal geen zin in, want hun manier werkte al.
• De dubbele periode. Een paar maanden werk je in twee systemen, omdat het oude nog loopt en het nieuwe nog niet vertrouwd is.

En dan het punt dat het vaakst wordt overgeslagen. Na de overstap typ je nog steeds over. De uitvoerder appt nog steeds een foto, en iemand zet die nog steeds met de hand in het systeem. Dat overstapje is niet verdwenen, het is alleen verhuisd naar een duurder scherm.

Daarom is een nieuw systeem zelden het antwoord op de vraag die je eigenlijk hebt. Je vraag is niet waar de gegevens staan. Je vraag is waarom jij ze er zelf in moet zetten.

Waar het geld dan wel weglekt

In de praktijk zien we het steeds op dezelfde vier plekken, en geen van de vier is de schuld van Excel.

Meerwerk dat niet op de rekening komt. Afgesproken op de bouw, weken later opgeschreven, tegen die tijd is de omvang vergeten en het akkoord niet vastgelegd. Hierover schreven we apart in meerwerk vastleggen.

Offertes die op je avond wachten. Overdag kan het niet, dus het schuift naar na achten. En na achten is er ook nog een gezin. Zie waarom offertes blijven liggen.

Facturen die te laat de deur uit gaan. En herinneringen die nooit worden gestuurd, omdat niemand bijhoudt wie er nog moet betalen.

Aanvragen die geen antwoord krijgen. Ze komen binnen als je op de bouw staat, en de volgende ochtend heeft de klant al iemand anders gebeld.

Zet die vier naast elkaar en je ziet wat ze gemeen hebben. Het zijn allemaal momenten waarop een mens iets moet oppakken en doorzetten. Dat is precies wat een ander programma niet voor je doet.

Wat je wel kunt doen, zonder je sheets weg te doen

Er is een tussenweg die bijna niemand aanbiedt: laat je manier van werken staan en haal er één overstapje uit. Het overstapje dat je het meeste kost.

Concreet betekent dat: de uitvoerder appt zoals hij altijd appt, met een foto en een zin erbij. Wat daarna gebeurt, het omzetten naar een bon, het akkoord opvragen bij de klant, het doorzetten naar de facturatie, hoeft niet meer bij iemand op kantoor te liggen. En het eindresultaat mag gewoon weer in je eigen overzicht landen.

Dat is ook hoe wij het aanpakken. Niet je systeem vervangen, maar het terugkerende werk eromheen overnemen. Joris maakt van een foto en een zin een meerwerkbon en haalt het akkoord op. Hugo zet dat door naar de factuur en houdt de herinneringen bij. Britt vangt de vragen op die anders tot de volgende ochtend blijven liggen.

Het voordeel van deze route is dat je klein kunt beginnen. Eén onderdeel, geen migratie, niets af te leren, en je merkt binnen een paar weken of het je iets oplevert. Werkt het niet, dan stop je ermee en staat je sheet er nog precies zoals hij was. Hoe dat verloopt staat op onze werkwijzepagina.

Wanneer Excel wel gaat knellen

Er is een grens, en het is eerlijker om die ook te noemen. Excel wordt wel een probleem zodra een van deze dingen speelt:

• Meerdere mensen moeten tegelijk in dezelfde sheet. Dan ga je op elkaar wachten of je overschrijft elkaar.
• Niemand weet meer welke versie de goede is. Drie bestanden met bijna dezelfde naam is een teken.
• De sheet is de enige plek waar het staat. Gaat die laptop stuk, dan is je projectadministratie weg.
• De formules snapt niemand meer. Degene die ze maakte werkt er niet meer, en aanpassen durft niemand.

Speelt een van die vier, dan gaat het niet meer over snelheid maar over betrouwbaarheid, en dan is een echt systeem het overwegen waard. Wij zeggen dat dan ook. Wat we niet doen is je een overstap aanpraten voor een probleem dat je niet hebt.

Herken je die vier niet, dan hoef je niets te vervangen. Je sheet mag blijven staan. Begin bij het overstapje dat je deze week het meeste kost.

Waarom het wel de moeite is om het op een plek te krijgen

Tot nu toe ging dit stuk over wat je niet hoeft te doen. Maar er is wel een reden dat iedereen aan een systeem denkt, en die reden is goed. Alleen zit hij niet in de software.

Waar het om gaat is dat alles van een klus op een plek terechtkomt: de appjes, de foto's, de uren, het meerwerk, de offerte en de factuur. Niet omdat dat netter is, maar omdat je dan nooit meer hoeft te vragen hoe iets ervoor staat. Dat verandert een paar dingen die je elke week merkt:

• Je hoeft niemand meer te bellen om te weten waar een project staat. Je kijkt en je weet het.
• Meerwerk komt automatisch op de eindafrekening, want het is vastgelegd op het moment dat het gebeurde.
• Facturen gaan op tijd de deur uit en herinneringen gaan vanzelf, dus je geld komt eerder binnen.
• Iemand anders kan het overnemen als jij een week weg bent, omdat het niet meer in jouw hoofd zit.
• En de avonden waarop je de administratie bijwerkt worden er simpelweg minder.

Het punt is dat je daar geen migratie voor nodig hebt. Je hebt nodig dat de informatie er komt zonder dat iemand hem intypt. Landt hij daarna in je eigen sheet, in je boekhoudpakket of in een portaal, dan maakt dat voor het resultaat niets uit.

Wat het je oplevert, in jouw eigen cijfers

Wij gooien geen gemiddelde over de schutting. Reken het een keer uit voor je eigen bedrijf, dan hoef je ons niet op ons woord te geloven. Twee sommen zijn genoeg.

De eerste gaat over tijd. Hoe vaak wordt in een gewone week dezelfde informatie een tweede keer ingetypt, en hoeveel minuten kost dat per keer? Tien keer vier minuten is al bijna drie kwartier per week, en dat is de zuinige schatting. Reken de telefoontjes mee die alleen gaan over waar iets staat.

De tweede gaat over geld, en die is meestal groter. Hoeveel meerwerk is het afgelopen jaar niet op een rekening beland? Een vergeten post per project is vaak genoeg om de hele maandrekening van een oplossing te betalen. Deze som is eenmalig even werk om te maken en daarna weet je het.

Wil je die eerste som niet zelf maken, vul dan onze besparingspagina in. Die rekent het door op basis van je eigen aantallen, niet op basis van een gemiddelde uit een brochure.

Dit is waar het naartoe gaat. Over een paar jaar typt niemand in de bouw een appje van de uitvoerder nog over in een sheet, net zoals nu niemand meer met een urenbriefje in een schoenendoos werkt. Het enige verschil tussen bedrijven wordt wanneer ze zijn begonnen.

En beginnen kost je niets van wat je nu hebt. Je gooit niets om, je leert niets af, je pakt het overstapje dat je deze week het meeste kost. Wat daarna volgt, volgt vanzelf.