Kort antwoord
Houd de planning op één plek waar je hele ploeg bij kan, leg elke toezegging vast met datum en naam, en laat de klant het weten voordat hij zelf belt. Bij ons doet Fenna dat: loopt een klus uit of regent het, dan verzet ze de afspraken en laat ze de klanten weten dat het later wordt.
Waarom één uitloop je hele week kost
Dinsdag duurt de badkamer bij De Boer een dag langer. Woensdag staat een klant in Leusden voor niets op je te wachten. Donderdag regent het, en vrijdag belt iemand dat jullie maandag zouden komen. Niemand weet nog wie dat heeft gezegd.
Het werk zelf is het probleem niet. Het probleem is dat de planning in één hoofd zit, en dat elke wijziging via losse appjes gaat.
Drie dingen die het verschil maken
- Eén planning die iedereen ziet. Op één plek, ook op de telefoon van je ploeg. Dan weet iedereen waar hij morgen staat, ook als jij er niet bent.
- Toezeggingen vastleggen. Met datum en naam erbij. Dan is "jullie zouden dinsdag komen" geen discussie meer.
- Eerst de klant laten weten. Schuift er iets, stuur dan een appje voordat de klant zelf belt.
Zo'n appje hoeft niet lang te zijn: "Hoi mevrouw De Boer, door de regen schuift uw badkamer een dag op. We komen donderdag om half acht. Past dat?"
Wat je beter niet doet
- De planning alleen in de groepsapp zetten. Na twee dagen vindt niemand hem meer terug.
- Wachten tot de klant belt. Dan ben je te laat, en klinkt elk verhaal als een excuus.
- Alles zelf onthouden. Dat gaat goed, tot je een week op vakantie bent.
Hoe een AI-assistent je planning bijhoudt
Bij ons heet die assistent Fenna. Je ploeg appt zoals ze nu al doen: de uren, een foto van de werkbon, of dat het werk uitloopt. Fenna zet het bij de juiste klus en houdt de planning op één plek bij. Regent het op donderdag, dan verzet ze de afspraken en laat ze de klanten weten dat het later wordt.
Op de achtergrond doet AI het leeswerk. Jij merkt alleen dat de planning klopt. Zo werkt Fenna.
Veelgestelde vragen
Moet mijn ploeg een app installeren?
Nee. Ze appen via WhatsApp, zoals ze nu al doen. Waar ze morgen staan, zien ze op de telefoon, zonder inlog en zonder extra app.
Wat als de klant de nieuwe datum niet uitkomt?
Dan hoor jij het meteen, en kies je samen een ander moment. Fenna verzet, jij houdt de regie.
Is dit AI?
Ja. Een AI-assistent leest de appjes van je ploeg en zet ze bij de juiste klus. Je merkt er weinig van: je appt, en de planning klopt.