Kort antwoord
Software geeft je gereedschap; het werk blijft van jou. Dat is een prima ruil als er iemand is die de administratie wil doen en er tijd voor heeft. Is die er niet, dan koop je een leeg systeem en verplaats je je probleem naar een abonnement.
Wat je koopt als je software koopt
Een offertepakket maakt geen offerte. Het geeft je een sjabloon, een prijzenlijst en een knop om te versturen. Iemand moet nog steeds de klus uitvragen, de regels intypen en erachteraan bellen. Dat is het werk, en dat zit niet in het abonnement.
Dat is geen kritiek op die pakketten. Ze doen precies wat ze beloven en veel ervan zijn goed gebouwd. Het is een misverstand over wat je oplost. Je koopt gereedschap, en gereedschap wordt pas iets waard als er handen aan zitten.
Bij een boormachine snapt iedereen dat. Bij software niet, omdat de demo laat zien hoe snel het gaat als alles al is ingevuld.
De vraag die het onderscheid maakt
Vraag jezelf af waar het nu vastloopt. Bij bouwbedrijven zijn er grofweg twee antwoorden, en ze vragen om iets anders.
Het is rommelig. Er is wel iemand die de administratie doet, maar het staat in vier mappen, twee mailboxen en een schrift. Niemand weet welke offerte de laatste versie is. Hier helpt software. Orde brengen in werk dat al gebeurt, daar is een pakket goed in.
Er is niemand die het doet. De offerte van dinsdag lag er vrijdag nog, niet omdat je hem niet kon maken, maar omdat je op de bouw stond. Hier helpt software niet. Een beter sjabloon verandert niets aan het feit dat er geen uur in de week zit waarin je hem invult.
Bij de meeste bedrijven van vier tot vijftien man is het het tweede, en wordt er toch naar het eerste gezocht.
Wanneer software wel het antwoord is
Drie dingen moeten er staan. Er is iemand die eigenaar is van het systeem en erin wil werken. Het proces ligt vast genoeg om in schermen te passen. En er zijn genoeg mensen die het gebruiken om de moeite van het invoeren terug te verdienen.
Bij een bedrijf van vijftien man met een werkvoorbereider klopt dat vaak. Bij vier man met een ondernemer die zelf meewerkt zelden.
Er is nog een geval waarin het pakket wint: als je opdrachtgever het eist. Werk je veel voor corporaties of grote aannemers, dan moet je soms aanleveren in hun systeem, en dan is de keuze al gemaakt.
Wat het alternatief is
Het werk laten doen in plaats van het gereedschap kopen. Aanvragen worden beantwoord, offertes gaan eruit, facturen worden verstuurd en achterstallige betalingen worden opgevolgd, zonder dat jij een scherm opent.
Dat past niet bij elk bedrijf, en dat zeggen we liever vooraf. Wil je alles zelf in de hand houden en vind je administratie geen straf, dan is een pakket goedkoper en beter. Zit je 's avonds aan de keukentafel aan dingen die niet je vak zijn, dan is een pakket erbij vooral een extra ding dat je moet bijhouden.
Het verschil zit niet in de techniek maar in wie er aan de knoppen zit. Bij software ben jij dat. Bij het overnemen van werk is dat iemand anders, en dan wil je wel kunnen zien wat er is gebeurd.
Reken het uit voor je eigen bedrijf
Tel op hoeveel uur per week er in je bedrijf naar kantoorwerk gaat, en van wie die uren zijn. Reken die uren tegen wat een uur op de bouw oplevert, niet tegen een administratief tarief. Een uur dat jij aan facturen besteedt kost je namelijk een uur waarin je had kunnen bouwen of een klus had kunnen binnenhalen.
Zet daar de twee opties naast. Bij software: de abonnementskosten plus diezelfde uren, want die blijven. Bij het uitbesteden: de kosten, maar zonder die uren.
Dat maakt het verschil meestal scherper dan welk vergelijkingsartikel ook. De calculator doet die som met je eigen cijfers, in twee minuten en zonder dat je iets hoeft achter te laten.
Veelgestelde vragen
Kan ik niet allebei doen?
Dat gebeurt vaak en het werkt goed. Het pakket houdt je gegevens bij, en het werk eromheen wordt gedaan. Alleen moet je dan wel afspreken wie waarvoor verantwoordelijk is, anders blijft het tussen wal en schip liggen.
Wat kost het verschil ongeveer?
Een pakket voor de bouw zit meestal tussen de 40 en 90 euro per maand per gebruiker, en dan doe je het werk zelf. Wat het overnemen van dat werk kost hangt af van hoeveel er langskomt. Reken bij allebei de uren mee die het je kost, anders vergelijk je appels met peren.
We hebben al software en het werkt half. Wat nu?
Kijk eerst waar het stilvalt en bij wie. Meestal is dat een of twee plekken, niet het hele systeem. Dat repareren is goedkoper dan overstappen.
Ben ik mijn gegevens kwijt als ik het uitbesteed?
Nee. Je gegevens blijven van jou en je moet er altijd bij kunnen. Vraag dat na voordat je ergens begint, bij ons of bij een ander.