Kort antwoord
Stuur de factuur op de dag dat het werk af is, niet twee weken later. Laat herinneringen vanzelf lopen vanaf de vervaldatum, en bel alleen wie daarna nog niet betaald heeft. Bij ons doet Hugo dat: getekend wordt gefactureerd, en de herinneringen stoppen zodra er betaald is.
Waar je geld blijft hangen
De klus is opgeleverd, maar de factuur zit nog in je hoofd. Twee weken later gaat hij de deur uit, en dertig dagen daarna merk je dat er niets binnen is. Ondertussen heb je het materiaal en je onderaannemers al betaald.
Zo financier je al snel zestig dagen voor. Niet omdat klanten niet willen betalen, maar omdat niemand tijd heeft om erachteraan te gaan.
Drie gewoontes die je eerder betaald krijgen
- Factureren op de dag van oplevering. Is de werkbon getekend, dan gaat de factuur dezelfde dag de deur uit.
- Een vaste reeks herinneringen. Een week na de vervaldatum, daarna elke week, hooguit drie keer. Vriendelijk, en per keer iets duidelijker.
- Eén overzicht per week. Wie moet er nog betalen, hoeveel, en hoe lang al.
Een eerste herinnering kan kort: "Beste meneer Jansen, factuur 2026-118 voor de dakkapel staat nog open. Misschien is hij tussen de post geraakt? U vindt hem in de bijlage."
Wat je beter niet doet
- Aan het eind van de maand alles tegelijk factureren. Dan wacht je klant een maand langer met betalen, en jij ook.
- De eerste herinnering streng maken. Vaak is de factuur gewoon vergeten.
- Zelf achter elke factuur aan bellen. Bel alleen wie na drie herinneringen nog niet betaald heeft.
Werk je bij grotere klussen met termijnen? Lees dan hoe een termijnfactuur werkt.
Hoe een AI-assistent je facturen opvolgt
Bij ons heet die assistent Hugo. Een getekende offerte wordt een factuur, en is een factuur over de datum, dan gaat er vanzelf een herinnering uit. Klanten die iets vragen over een factuur krijgen antwoord, en jij ziet in één overzicht wat er openstaat. Met Moneybird en WeFact koppelen we rechtstreeks.
Op de achtergrond houdt AI de datums en de vragen bij. Jij merkt alleen dat het geld eerder binnen is. Zo werkt Hugo.
Veelgestelde vragen
Gaan de herinneringen automatisch de deur uit?
Ja. Standaard een week na de vervaldatum en daarna elke week, hooguit drie keer. Hoe vaak, stel je zelf in.
Wat als een klant al betaald heeft?
Dan stopt de reeks meteen. Er gaat geen herinnering naar iemand die al betaald heeft.
Is dit AI?
Ja, op de achtergrond. Een AI-assistent houdt de vervaldatums bij en beantwoordt vragen over facturen. Jij merkt alleen dat het geld eerder binnen is.